Uraseurantatieto palveluna
LATUA-hankkeen alussa tehty uraseurantatiedon käyttäjien tiedontarpeiden analyysi osoitti, että keskeisimmät esteet uraseurantatiedon käytölle olivat puutteet uraseurantatulosten raportoinnissa ja analysoinnissa sekä tulosten viestinnässä ja tiedon hyödyntämisen prosesseissa. Uraseurantakyselyistä saatua tietoa pidetään yliopistoyhteisöissä kuitenkin hyvin mielenkiintoisena ja tärkeänä.
Uraseurantatieto onkin järkevää nähdä palveluna, jota kehitetään tiiviissä vuorovaikutuksessa tiedon käyttäjien kanssa. Palvelu voidaan jakaa kolmeen osaan: aineiston keruu, aineiston analyysi ja raportointi sekä kyselyn tulosten hyödyntämisen toimenpiteet. Merkittävät puutteet missä tahansa palvelun osassa johtavat usein siihen, että palvelua ei käytetä ja tietoa ei saada hyödynnettyä.
Uraseurantatiedon hyödyntämisen kannalta uraseurantatietopalvelun keskeiset osat ovat
- Uraseurantakyselyn tuloksista tehtävät analyysit ja raportit
- Työkalujen kehittämien tiedon itsenäiseen käyttöön
- Viestintä kyselyn tuloksista ja käytettävissä olevista työkaluista
- Toimintatapojen ja prosessin luominen tiedon hyödyntämiseen
Yliopiston omat tavoitteet ja resurssit määrittelevät pitkälti sen, miten näihin eri osioihin kannattaa tai voi panostaa. Kaikki osa-alueet tarvitaan, jotta tieto saadaan käyttöön. Valtakunnallisen yhteistyön ja keskitetyn toimintamallin kautta voidaan yliopistokohtaista työtä ja resurssia siirtää tiedon analysointiin ja hyödyntämiseen.
Uraseurantatiedon hyödyntäminen
Uraseurantaraporttien valmistuttua keskeistä on laadukas ja tiedon käyttäjät tavoittava viestintä sekä yliopiston ulkoisilla että sisäisillä viestintäkanavilla.
Yliopistoyhteisössä laadukas viestintä ei kuitenkaan yksinään riitä. Tulosten käsittelyyn tulee kehittää prosessit yliopisto-, tiedekunta- ja käytännön koulutuksesta vastaavalla tasolle (laitos/koulutusohjelma/tohtoriohjelma/oppiane).
Laadukas tiedon hyödyntämisen prosessi perustuu laadukkaaseen tulosten analyysiin ja raportointiin sekä siihen, että raportoinnissa valitaan ennalta joitakin keskeisiä teemoja, joihin tiedon käyttäjien halutaan keskittyvän. Keskeisten tulosten avaaminen ja selittäminen sekä avointen, aineiston valossa selittämättömien, ilmiöiden esille nostaminen on myös tärkeää. Osa tiedon käyttäjistä toivoo myös uraseurantatulosten analyysiin perustuvia toimintasuosituksia esimerkiksi koulutuksen kehittämiseen.
Mikäli tiedon käyttäjät eivät itse arvioi tuloksia ja niiden merkitystä omalle toiminnalleen, tiedolla useinkaan ei ole vaikutusta toimintaan. Tästä syystä on tärkeää varata aikaa keskustelulle tuloksista ja niiden merkityksen arvioinnille sekä johtopäätösten tekemiselle ja toimenpiteiden määritellylle. On tunnistettava keskeiset henkilöt ja toimijaryhmät, joiden mukanaolo tulosten raportointi- ja analyysitilaisuuksissa on tärkeää toiminnan kehittämisen kannalta.
Resurssien käytön kannalta selkeintä ja usein tehokkainta on raportoida tuloksista suoraan vastuullisille johtajille (yliopiston rehtoraatti, tiedekuntien dekanaatit, laitosjohtajat, koulutusohjelmien ja tohtorikoulujen/ohjelmien johtajat ja johtoryhmät) sekä toimielimille, jotka vastaavat palautteesta ja koulutuksen kehittämisestä.
Myös erilliset uraseurantatulosten tilaisuudet ja avoimet työpajat voivat olla toimivia, mikäli vastuulliset johtajat ja toimielimet ovat niitä itseä järjestämässä ja niihin sitoutuneita. Johtajat ja vastuulliset toimielimet luonnollisesti itse määrittelevät ne toimintatavat ja tilaisuudet, joissa tuloksia esitellään ja analysoidaan. Samat tahot ovat myös vastuussa niistä toimenpiteistä, joita tulosten pohjalta aiotaan tehdä. Tämä vastuujako on tärkeää muistaa.
Uraseurantakysely on yksi osa niin yksittäisen yliopiston palautejärjestelmää kuin yliopistojen valtakunnallista palautejärjestelmää. Siksi on järkevää luoda prosesseja, joissa kaikkea käytössä olevaa palautetta arvioidaan yhtenä kokonaisuutena ja tehdään johtopäätöksiä kokonaisvaltaisen arvion perusteella.
