Yliopistojen uraseurantakyselytoiminta on ollut kyselyjen alusta asti työelämä- ja urapalveluiden vastuulla. Useimmiten kussakin yliopistossa on ollut yksi vastuuhenkilö, joka on vastannut kyselyistä sekä toiminut yliopiston edustajana Aarresaari-verkoston uraseurantaryhmässä, joka vastaa valtakunnallisesti kyselyjen toteutuksesta.
Työelämä- ja urapalveluiden keskeinen koordinoiva rooli uraseurannoissa on erittäin perusteltu siksi, että kyselyt tuottavat todella tärkeää tietoa opiskelijoiden ohjauksen ja uraohjauksen kannalta – ja tiedosta on laajasti hyötyä myös urapalveluiden muussa toiminnassa. Uraseurannat tukevat yliopistokoulutuksen työelämärelevanssin kehittämistä, työharjoittelun kehittämistä ja koordinointia sekä työnvälitystä ja työnantajayhteistyötä.
Uraseurantatoimintaan ja uraseurantatietoon palveluna linkittyvät luonnollisesti myös useat muut yksiköt ja asiantuntijat yliopistoissa. Mikäli yliopistot haluavat kehittää uraseurantaprosessejaan ja lisätä uraseurannoista saatavaa hyötyä, uraseurantaprosessin ja palvelun organisointi on järkevää tehdä eri yksiköiden yhteistyönä. Jokainen uraseurantakysely voidaan projektoida ja projektin työvaiheet voidaan osittaa ja jakaa. Projektiryhmä kannattaa koota yliopiston sisältä niin, että jokaiseen työvaiheeseen saadaan paras mahdollinen osaaminen ja riittävä resurssi.
Ylipistojen organisaatiot eroavat keskenään merkittävästi, toimintaa voi järjestää eri tavalla ja eri laajuudessa. Uraseurantatoiminnan kannalta keskeisiä toimintoja ovat ainakin:
- Alumnitoiminta. Alumnit ovat kyselyjen kohderyhmää. Alumnien tavoittaminen ja viestinnässä onnistuminen on tärkeää sekä kyselyvaiheessa että tuloksista viestittäessä. Uraseurannat ovat myös tärkeä tiedonlähde alumnitoiminnan kehittämiseen.
- Viestintä. Viestinnässä onnistuminen on tärkeää sekä kyselyvaiheessa että tulosten saamisessa käyttöön. Yliopiston viestinnän tuella voidaan hyödyntää yliopiston viestintäkanavia sekä asiantuntijuutta.
- Opintorekisteri. Uraseurantakyselyllä saatava tieto yhdistetään opintorekisterissä olevaan tietoon vastaajan opinnoista. Opintorekisteristä saatavat taustatiedot ovat keskeisiä kyselyn tulosten analyysissä.
- Yliopistopedagogiikan tutkijat ja kehittäjät. Uraseurantakyselyt tuottavat hyödyllistä tietoa yliopistokoulutuksen kehittämiseen. Uraseurantakyselyn tuloksia on arvokasta peilata muihin tietolähteisiin ja yliopistopedagogisen tutkimuksen kautta saatavaan tietoon.
- Yliopistojen laatu- ja palautevastaavat. Uraseurantakyselyt ovat osa yliopiston palautejärjestelmää ja sitä kautta laatujärjestelmää. Yliopistojen palaute- ja laatujärjestelmien kehityksen kannalta on järkevää hyödyntää eri palautteista saatavaa tietoa yhdessä systemaattisesti.
- Yliopistojen tieto- ja analytiikkapalveluista sekä yliopistotason vuosiraportoinnista vastaavat. Usein yliopistolla on oma yksikkö tai tiimi, joka vastaa keskitetystä tiedontuotannosta ja raportoinnista (esim. vuosiraportointi, rahoitusmallin indikaattorit). Uraseurannat ovat osa yliopistojen tietovarantoa, johon kuuluu kaikki keskeinen sekä tilastoitava ja raportoitava tieto toiminnasta. Yliopistoilla on omat tietovarastoratkaisunsa sekä tiedon raportointijärjestelmät, joiden osaksi myös uraseurantatieto on järkevää liittää.
- Hakijapalvelut. Yliopisto-opintoihin hakevat ovat yhä kiinnostuneempia opintojen jälkeisistä ura- ja työllistymisvaihtoehdoista. Uraseurannat antava arvokasta tietoa hakijaviestinnän tueksi.
Jokainen yliopisto luonnollisesti itse määrittelee tavoitteensa ja resurssinsa uraseurantatoiminnalle. Työn organisoinnissa on järkevää korostaa työn tuottavuutta sekä kunkin työvaiheen tekemistä mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti.
