Yksi AMKista uralle – uraseurantatiedot käyttöön -hankkeen tavoitteista on luoda toimivampia käytänteitä AMK-sektorin alumnitoimintaan. Näiden käytäntöjen löytämiseksi ja kehittämiseksi olemme hankkeen kautta aloittaneet ammattikorkeakoulujen alumnitoimijoiden verkostotapaamiset.
Viime elokuussa järjestetyssä tapaamisessa tuli esille moninaiset käytännöt ja epäselvyydet alumnirekisterien perustamisessa ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaikutuksista rekistereihin. Näihin ja muihin ajankohtaisiin asioihin saimme nyt vastauksia maaliskuussa järjestetyssä webinaarissa.
AMKista uralle – Uraseurantatiedot käyttöön -hankkeen 18.3.2020 järjestämä webinaari kokosi jälleen yhteen alumnityön tekijöitä lähes parista kymmenestä korkeakoulusta ympäri Suomen. Iltapäivän pituisen webinaarin teemana oli ”Miten luoda toimiva perusta korkeakoulun alumnitoiminnalle?”. Useista asiantuntijapuheenvuoroista koostuvassa webinaarissa käsiteltiin rekisterien tietosuojakäytänteitä ja saatiin vinkkejä rekisterien ylläpitoon. Webinaarissa kuultiin myös esimerkkejä eri korkeakoulujen alumnitoiminnasta Suomessa ja Euroopassa.
Alumnirekisterit ja tietosuoja
Webinaarin aluksi Oulun ammattikorkeakoulun lakimies Ulla Virranniemi kertoi puheenvuorossaan mitä tulee huomioida alumnirekisteriä suunniteltaessa ja käytettäessä. Toimiva rekisteri on pohja luotettavalle yhteydenpidolle alumnien kanssa.
Virranniemi korosti, että järjestelmät ja prosessit tulee olla valittu ja suunniteltu siten, että ne automaattisesti turvaavat rekisteröityjen tietosuojaa. Tämä helpottaa rekistereiden kanssa työskentelevien käytännön työtä. Tärkeää on myös huomioida, että rekisteriin tallennetaan vain tarkoituksen kannalta oleelliset henkilötiedot. Kaikki rekistereiden ylläpitäjät ovat velvollisia osoittamaan rekisterin jäsenille mitä tietoja heistä ylläpidetään ja perusteet tietojen keräämiselle. Puheenvuorossaan Virranniemi myös avasi mitä tietoja on olennaista ylläpitää alumnirekisterissä, mistä lähteistä tietoja voidaan kerätä ja mitä yleisiä oikeuksia rekisteröidyllä on.
Kattavan tietosuojainfon lisäksi webinaarissa kuultiin, miten Haaga-Helia ammattikorkeakoulu on ottanut automaation avuksi alumnirekisterin ylläpitoon. Haaga-Helian suhdepäällikkö Eva Loippo-Sännälä avasi miten he ovat toteuttaneet CRM-projektiaan ja miten alumnit on otettu tässä huomioon.
Kuulumisia Hollannista
Hankkeen tavoitteena on benchmarkata alumnitoiminnan käytänteitä eri korkeakouluissa Suomessa ja muualla. Kutsuimmekin webinaariin alumnityön kollegamme Jan Geertsin Alankomaista kertomaan, millaisia palveluita Haagin ammattikorkeakoulu tarjoaa alumneilleen ja miten alumnityötä yleisesti pyöritetään Hollannissa.
Saimme myös kuulla Mia Simpasen ja Outi Vanhamäen kertomana, miten toimii Tampere Alumni – ammattikorkeakoulun ja yliopiston alumnien yhteinen verkosto. Päivän päätteeksi Leena Nikander avasi meille alumnityön tekijöille HAMKin suunnitelmia alumnityön kehittämiseksi.
Webinaari edelleen katsottavissa
Suuri kiitos kaikille webinaarin osallistujille ja loistaville luennoitsijoille! Mikäli et päässyt osallistumaan, mutta webinaarin teemat kiinnostaa, saat linkin webinaaritallenteeseen Hanna Peussalta (hanna.peussa(at)turkuamk.fi).
Pysy kuulolla
Hankkeen suunnitelmissa on koota AMK-sektorin alumnitoimijat verkostotapaamiseen vielä tämän kevään aikana, joten seuraathan sähköpostiasi.
Suomen AMK:jen alumnivastaavien ryhmä Facebookissa, sekä koko korkeakoulusektorin ryhmä LinkedIn:ssä.
Kirjoittajat: Jenni Köykkä (Laurea) ja Hanna Peussa (Turku AMK)